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 Die Hamburger Rieger GmbH & Co. KG hat im Januar 2013 die Instandhaltungs- und Wartungssoftware ECCOSoft CMMS erworben. Das System wird nun beim Kunden gemäß den Anforderungen installiert. Grundlage für die Installation ist ein Zeit- und Ressourcenplan, der mit den Verantwortlichen definiert, abgestimmt und verabschiedet wurde. Die Einführung des Systems läuft in Anlehnung an diesen Plan in verschiedenen Stufen.
Zuerst wurde die Systemumgebung eingerichtet und eine Datenbank für den Standort eingerichtet. In diesem Fall kam eine MS SQL Server Express Edition zum Einsatz. Nach der Einrichtung einiger Clientrechner wurden Userdaten in das System importiert.
Danach erfolgt die Einrichtung der Standortstruktur in Verbindung mit der AKS Struktur. Die Betriebsmittelklassifizierung für insgesamt 9 BTM Gruppen wurde eingerichtet. Der AKS Klassifizierungsschlüssel zum Aufbau der Standortsicht wurde im System importiert und eingepflegt. Zusätzlich wurde die AKS Struktur für die Eingabe von Dialogen und jeder User mit einem Standardpasswort eingerichtet.
Bislang werden die AKS Objekte in der sogenannten „technischen Sicht“ im System dargestellt. Die Definition der technischen Sicht leitet sich aus der Struktur der AKS Nummer ab. Die Informationen zum Aufbau einer hierarchischen technischen Sicht sind in der AKZ Nummer bereits enthalten. Parallel zu der technischen Sicht bietet ECCOSoft die Möglichkeit weitere Sichten aufzubauen. Dazu gehört u.a. auch die sog. Standortsicht. Die Standortsicht beschreibt den Ort, an dem die AKZ Objekte sowie die zugeordneten Betriebsmittel in der Anlage aufgestellt werden.
In diesem Zusammenhang konnte auch der neue Zuordnungsdienst, der seit der ECCOSoft Version 6 im Standard enthalten ist, erstmals produktiv eingesetzt werden. Dieser Dienst ermittelt basierend auf einer AKZ Nummer (das Verfahren ist natürlich auch für KKS Nummern verfügbar) die zugehörigen Standort Bezeichnungen ordnet diese den AKZ Objekten zu und baut dann automatisch eine hierarchische Struktur der Anlage im System auf.
Selbstverständlich wurden im Rahmen der ECCOSoft Implementierung auch die Prozesse der planmäßigen und unplanmäßigen Instandhaltung beim Kunden nach ECCOSoft Standard eingerichtet.
Um zusätzlich auch betriebliche administrative Prozesse und Arbeitsabläufe über das ECCOSoft System zu steuern und zu verwalten, lag neben der Anlagenverwaltung und Instandhaltung der Schwerpunkt auch darauf, eine Dokumentationsgrundlage zu schaffen, mit der tägliche Prozesse, Absprachen, Maßnahmen und Aufgaben gesteuert werden können.
In der Vergangenheit konnten die Datenmengen von täglichen Problemstellungen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen über sämtliche Routinebesprechungen nicht einheitlich dokumentiert werden. Eine Nachverfolgung zur Abarbeitung vereinbarter Punkte gestaltete sich für die Verantwortlichen als äußerst schwierig und zeitaufwändig. Der Bezug zu wiederkehrenden Problemstellungen war bei der Menge an Ereignissen schwer zu überblicken.
Eine zentrale und einheitliche Grundlage für die Erfassung und Dokumentation solcher Informationen wurde mit der Implementierung des sogenannten Zentralregisters realisiert, das in Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelt wurde.
Prozessabläufe wurden so drastisch vereinfacht und verkürzt, was nicht nur wertvolle Zeit spart sondern auch unnötige Mehraufwendungen. Alle Abläufe können lückenlos erfasst werden, der Fortschritt einer jeden Aufgabe ist zu jeder Zeit von dem verantwortlichen Mitarbeitern von jedem Arbeitsplatz im Unternehmen nachvollziehbar und im System systematisch dokumentiert.
Im Zentralregister kann man also alle prozessrelevanten Abläufe (Maßnahmenplane, Besprechungen, Problemstellungen und Ereignisse) in Form von sogenannten Besprechungspunkten erfassen. Hierzu kann der Typ der Besprechung, die Art, das Thema usw. erfasst werden. Zudem kann man, den Verantwortlichen für die Aufgabe, und die Dringlichkeit bestimmen. Die Aufgaben werden dann dem verantwortlichen Mitarbeiter/ der verantwortlichen Abteilung zugewiesen. Dieser kann an seinem Arbeitsplatz seine Aufgaben abrufen und hat sofort im Überblick, welche Aufgaben offen, in Bearbeitung oder gar schon abgeschlossen sind. Über Filter und/oder Gruppierungen besteht die Möglichkeit, sich user-spezifische individuelle Darstellungen anzeigen zu lassen. Währen der Bearbeitung von Aufgaben ist es zusätzlich möglich, den Fortschritt in Form von Rückmeldungen zu dokumentieren, sodass auch andere Mitarbeiter diesen nachvollziehen können. Um sicherzustellen, dass einzelne Aufgaben auch nur vom jeweiligen zugewiesenen Mitarbeiter bearbeitet werden können, wurden das Berechtigungssystem bei der Implementierung des Zentralregisters herangezogen. Somit sind klare Regelungen getroffen worden, wer was bearbeiten, ändern, löschen oder lediglich lesen darf.
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