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 Der ENTEGA AG-Konzern ist einer der führenden Energie- und Infrastrukturdienstleister Deutschlands und gemessen am Absatz, mit der größte Ökostromanbieter.
Im Unternehmen wurden verschiedene EDV Systeme für die Bereiche Instandhaltung, Schichtbuchführung, Personalplanung- und –Verwaltung sowie Planung von Revisionen eingesetzt. In nahezu allen EDV Systemen werden Daten über Arbeitsaufträge, Personal, Arbeitsanweisungen sowie Planungen redundant verwaltet. Diese Redundanz führt u.a. zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand. Da die einzelnen Systeme nicht durch Schnittstellen miteinander verbunden sind und daher auch kein automatischer Abgleich der redundanten Daten stattfindet, entstehen zudem Mehraufwendungen bedingt durch die manuelle Datenpflege.
Vor diesem Hintergrund wurde eine Neuorganisation der EDV Landschaft angestrebt. Die zu realisierende Zielsetzung liegt dabei in der Zusammenlegung aller oben angesprochenen Datenbereich in ein einziges EDV System. Im neuen System sollen die Bereiche Wartung und Instandhaltung, Inventarisierung der Betriebsmittel/KKS Objekte, Lager und Materialverwaltung, Schichtbuch, Personalplanung und Stillstandplanung durch entsprechende Funktionen abgedeckt werden.
Da alle angesprochenen Funktionsbereiche im ECCOSoft CMMS System verfügbar sind, soll dieses System die anderen EDV Systeme ersetzen. Daraufhin wurde das ECCOSoft System im Jahr 2006 erfolgreich im Hause ENTEGA AG implementiert.
Es wurde angestrebt, die ECCOSoft WEB Komponente neben dem Einsatz im Schichtbuch auch in anderen Bereichen zum Einsatz kommen zu lassen. Ausgenommen davon sind die Personalplanung (Schichtplaner) sowie diverse Funktionen, die vom Anwendungsadministrator bedient werden sollen.
Für die Funktion Linienauswahl/ KKS Suche wird im ECCOSoft Schichtbuch eine Suchfunktion nach KKS Objekten bereitgestellt. Diese Funktion ermöglicht dem Anwender die direkte Eingabe einer KKS Nummer oder die Eingabe von sonstigen Informationen über ein KKS Objekt, die als Selektionskriterium für eine Suche nach KKS Objekten herangezogen wird. Als Ergebnis dieser Suchfunktion werden die Treffer (KKS Objekte, auf die die vorgegebenen Suchkriterien zutreffen) dann in einem separaten Fenster dargestellt.
Besonders von Bedeutung ist für die Firma ENTEGA AG im Bereich des Dokumentenmanagements die Viewing Funktion.
Dokumente konnten von einem ECCOSoft Client nur angezeigt werden, wenn die entsprechende Applikation, mit der das Dokument erzeugt wurde, auch auf dem Client installiert ist. Sollen also z.B. Office Dokument wie Word, Excel oder Powerpoint auf einem Client angezeigt werden, so muss auf dem Client eine entsprechende Office Version installiert sein. Ist das nicht der Fall, können solche Dokumenttypen auf dem Client nicht angezeigt werden. Um die finanziellen und administrativen Aufwendungen, die für die Installation entsprechender Office Applikationen auf den Clients erforderlich sind, zu reduzieren, soll das System insofern erweitert werden, dass sogenannte „Schattenkopien“ erzeugt werden. Um diese Anforderung zu erfüllen, wurde das System mit dem Modul „Schattenkopien“ erweitert.
Die Funktionsweise basiert darauf, dass sämtliche Dokumente auf einem zentralen Server verwaltet werden. Jeder Client hat Zugriff auf den Server und kann grundsätzlich auf die Dokumente zugreifen.
Wird nun ein Dokument eingecheckt (einchecken = auf dem Server abgelegen), so wird von diesem Dokument eine Kopie im PDF Format erzeugt. Diese PDF Kopie wird von ECCOSoft parallel zur Originalversion verwaltet. Erfolgt nun seitens eines Clients eine Viewing Anforderung für ein solches Dokument, wird dem Client nicht das Original Dokument sondern die Schattenkopie im PDF Format zur Verfügung gestellt.
Für die Realisierung dieses Konzeptes ist neben der hier beschriebenen Softwarekomponente, die innerhalb des ECCOSoft System implementiert wurde, eine Applikation auf dem Server erforderlich, mit der das Originaldokument gedruckt werden kann. In der Regel ist dies die Applikation, mit der das Dokument erzeugt wurde, wie zuvor im Beispiel, Office. Grundsätzlich ist das Konzept dabei aber nicht auf Office Dokumente beschränkt. Es können alle Dokumentarten von den Clients zur Anzeige im ECCOSoft Viewer gebracht werden, für die eine Applikation auf dem Server installiert ist, mit der das Dokument gedruckt werden kann, so beispielsweise also auch Autocad, ECAD, Coral Draw oder sonstige Formate. Eine weitere Voraussetzung ist die Verfügbarkeit eines PDF Druckers auf dem Server. Dieser PDF Drucker kann beispielsweise durch einen Adobe Destiller oder eine FreePDF Version bereitgestellt werden.
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