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Gerade im Bereich der Wartung und Instandhaltung wird das Thema Dokumentenmanagement immer wichtiger. Zwar ist es nicht das Hauptmerkmal eines Wartungs- und Instandhaltungssystems, jedoch ist sollte die richtige Verwaltung von Betriebsdokumenten nicht außer Acht gelassen werden.
Dokumentendaten kommen in jedem Teil des Wartungsprozesseses vor. Unabhängig vom Dokumententyp, ob Microsoft Office, PDF, Grafiken, CAD-Zeichnungen, Video oder sonstige Dateityp, jede Dokumentendatei muss durch einen starkes und leistungsfähiges Softwaresystem verwaltet werden können. Weiterhin muss es innerhalb eines System möglich sein, das ein Zugang zu sämtlichen Dokumentendateien für mehrere Benutzer aus den verschiedensten Abteilungen eines Unternehmens jederzeit zugänglich sind. Durch ein starkes Berechtigungssystem besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Ansehen und Bearbeiten von Dokumentendateien für bestimmte Usern oder User-Gruppen zu definieren.
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